Politique de Confidentialité

Introduction

Conscient de l’importance d’assurer la protection des données à caractère personnel, la société ChapsVision, ainsi que l’ensemble des entités qui composent le groupe (Coheris, Ocitpas , NP6 et bertin IT) prennent des engagements forts vis-à-vis de la protection des données à caractère personnel.
ChapsVision est susceptible, au cours de ses activités, de traiter vos données à caractère personnel.
ChapsVision s’engage à ce que la collecte et le traitement desdites données à caractère personnel, effectués à partir du site chapsvision.fr et/ou dans le cadre de l’utilisation des solutions du groupe ChapsVision par les clients, soient effectués conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée, dans sa version en vigueur, ainsi qu’aux recommandations émises par la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).
La présente politique vous fournit des informations sur la façon dont sont traitées vos données à caractère personnel par ChapsVision.
ChapsVision peut être amenée à modifier occasionnellement la présente politique de confidentialité, afin notamment de tenir compte des évolutions législatives et réglementaires, et de tout changement dans l’organisation de ChapsVision. ChapsVision vous conseille de consulter régulièrement cette page pour prendre connaissance des éventuelles modifications ou mises à jour apportées à notre politique de confidentialité. Cette politique a été mise à jour le 11 septembre 2021.
Afin de protéger votre vie privée et vos données à caractère personnel de la façon la plus efficace possible, ChapsVision a désigné un délégué la protection des données (DPO). Cette personne, qui est le point de contact privilégié de l’autorité de contrôle, a pour mission de s’assurer que ChapsVision traite vos données conformément à la réglementation. Vous pouvez contacter le délégué à la protection des données de ChapsVision à l’adresse suivante : dpo@chapsvision.com

Engagements de ChapsVision

De manière générale, ChapsVision s’engage à se conformer à la règlementation applicable pour tous les traitements de données à caractère personnel qu’elle réalise. Ainsi, ChapsVision s’engage à respecter notamment les principes suivants :

• ChapsVision traite vos données à caractère personnel de façon licite, loyale et transparente ;

• ChapsVision collecte vos données à caractère personnel pour des finalités spécifiques, explicites et légitimes et ne les traitera pas d’une façon incompatible avec ces finalités ;

• ChapsVision s’assure que les données à caractère personnel traitées sont adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ;

• ChapsVision traitera vos données à caractère personnel de façon à garantir un niveau de sécurité approprié pour lesdites données ; 

• Chaque opération de traitement sera réalisée en prenant en compte les principes de la protection des données, afin de satisfaire au principe de protection des données dès la conception ;

• ChapsVision s’engage à sécuriser et protéger vos données à caractère personnel. A cette fin, ChapsVision ne travaille qu’avec des partenaires de confiance ;

• Les données à caractère personnel traitées par ChapsVision sont stockées soit dans nos bases de données, soit dans celles de nos prestataires de services. Les serveurs d’hébergement sur lesquels ChapsVision traite les données sont exclusivement situés au sein de l’Union Européenne. Si pour des raisons techniques, le traitement des données à caractère personnel est susceptible d’impliquer des transferts en dehors de l’Union européenne, alors des clauses contractuelles types, ou des Règles d’entreprise contraignantes seraient mises en place. 

• Destinataires des données : les personnes autorisées au sein de ChapsVision et, dans certains cas, ses sous-traitants (nos « prestataires de confiance »), peuvent accéder à vos données à caractère personnel. ChapsVision fait ses meilleurs efforts afin de s’assurer que le nombre de ces personnes reste aussi restreint que possible et maintient la confidentialité et la sécurité de vos données à caractère personnel.

ChapsVision ne fournit à ses prestataires de confiance que les informations dont ils ont besoin afin de fournir le service et leur demande de ne pas utiliser vos données à caractère personnel pour d’autres finalités. ChapsVision fait toujours ses meilleurs efforts afin de s’assurer que tous ses prestataires de confiance avec qui elle travaille maintiennent la confidentialité et la sécurité de vos données. ChapsVision s’assure également que, lorsque ses relations avec un prestataire de confiance arrivent à leur terme, ledit prestataire supprime vos données à caractère personnel sans délai. ChapsVision pouvons demander à nos prestataires de confiance de fournir un service nécessitant le traitement de vos données à caractère personnel, par exemple dans les cas suivants :

– l’hébergement du site internet de ChapsVision ;

– le stockage de vos données à caractère personnel ;

– la maintenance de nos équipements/logiciel.

• ChapsVision respectera vos droits en tant que personne concernée, et fera ses meilleurs efforts pour satisfaire à vos requêtes, dès lors que celles-ci sont fondées et légitimes. 

 

Engagements de ChapsVision en sa qualité de responsable de traitement

ChapsVision, quand elle agit en qualité de responsable de traitement, est responsable des données à caractère personnel que vous lui fournissez.
Chaque formulaire papier ou digital que vous renseignez limite la collecte des données personnelles au strict nécessaire, et décrit :
– quels sont les finalités du recueil de ces données ;
– si ces données sont obligatoires ou facultatives pour la gestion de votre demande ;
– qui pourra en prendre connaissance ;
– vos droits « Informatique et Libertés » et la façon de les exercer auprès de ChapsVision.
Les informations nominatives recueillies par le biais de nos formulaires (contact, téléchargement de documents, etc.) sont destinées uniquement à ChapsVision ; elles ne feront pas l’objet de communications extérieures que pour les seules nécessités de la gestion ou pour satisfaire aux obligations légales et réglementaires.
Les données personnelles recueillies par ChapsVision sont traitées selon des protocoles sécurisés. ChapsVision prend dès lors toutes mesures adéquates afin de protéger la confidentialité des données à caractère personnel qui vous concernent. Cependant, ChapsVision ne peut assurer la confidentialité des messages que vous pouvez adresser transitant par un réseau ouvert de télécommunications.
En qualité de groupe, les données personnelles collectées peuvent être accessibles par chaque entité appartenant à CHAPSVISION, conformément au RGPD.

Les données à caractère personnel que ChapsVision est susceptible de collecter sont par exemple :
– Des données d’identification, telles que vos noms et prénoms, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse email ;
– Des données de candidature si vous souhaitez postuler chez ChapsVision, telles que votre CV, vos diplômes, votre expérience professionnelle ;
– Des données professionnelles, telles que vos diplômes et compétences, numéro de contact et email professionnel, et fonctions, si vous êtes un fournisseur, prestataire de service ou partenaire de ChapsVision.
 Les traitements de données à caractère personnel réalisés par ChapsVision ont une finalité explicite, légitime et déterminée. Vos données à caractère personnel peuvent par exemple être traitées pour les finalités suivantes :

Si vous êtes un client ou un prospect, ChapsVision peut traiter vos données à caractères personnelles aux fins suivantes :
• la prospection ;
• la gestion de notre relation avec vous ;
• l’organisation, l’inscription et l’invitation aux événements de ChapsVision ;
• la production, la gestion, le suivi de vos dossiers ;
• le recouvrement ;
• la facturation ;
• la comptabilité.
Si vous êtes un candidat, en cas de soumission d’une candidature pour un poste au sein de ChapsVision, ChapsVision est susceptible de traiter vos données afin de gérer votre candidature.

Si vous êtes inscrit à l’une des lettres d’actualité de ChapsVision, ChapsVision est également susceptible de traiter vos données à caractère personnel afin de vous envoyer ladite lettre par e-mail.

Si vous êtes un fournisseur, prestataire de service ou partenaire de ChapsVision, ChapsVision peut enfin traiter vos données pour la gestion de sa relation avec vous.

Les données personnelles collectées sont conservées pour la durée nécessaire à l’atteinte de la finalité pour laquelle elles ont été collectées, ou pour répondre à des obligations légales ou contractuelles, ou pour toute la durée de la relation existante entre vous et ChapsVision.
– Gestion de la relation avec le client : 5 ans à compter de la fin de la relation avec le client ;
– Organisation, inscription et invitation aux évènements de ChapsVision : 3 ans à compter de la fin de la relation avec la personne concernée si elle est un client et 3 ans à compter du dernier contact si la personne concernée est un prospect ;
– Gestion et suivi des dossiers : 5 ans à compter de la fin de la relation avec le client
– Recouvrement de créance : jusqu’au complet recouvrement de la créance ou 5 ans à compter de la fin de la relation avec le débiteur ;
– Prévention du blanchiment et du financement du terrorisme et lutte contre la corruption: jusqu’à ce que l’obligation légale ou règlementaire nous incombant soit satisfaite ;
– Facturation: 10 ans à compter de la fin de l’exercice comptable concerné ;
– Comptabilité: 10 ans à compter de la fin de l’exercice comptable concerné ;
– Gestion des candidatures à un poste: 2 ans à compter du dernier contact avec le candidat ;
– Envoi de notre newsletter: la durée de l’inscription à la newsletter ;
– Gestion des relations avec les prestataires et fournisseurs de services: 5 ans à compter de la fin de la relation ;
– Réponse aux sollicitations nous parvenant par le biais du formulaire de contact du site: la durée nécessaire pour répondre à la sollicitation concernée.

 Le fondement légal pour la collecte et l’utilisation de vos données personnelles dépend des données personnelles collectées et du contexte dans lequel nous les collectons. Le fondement légal du traitement de vos données personnelles est basé sur des motifs tels que :

* L’exécution d’un contrat entre vous et ChapsVision ;
* Le recueil de votre consentement ;
* La nécessité du traitement à des fins de conformité légale et règlementaire ;
* L’intérêt légitime de ChapsVision. Cet intérêt légitime nous permet, entre autres, de vous informer, en tant que professionnel, sur nos solutions pour lesquelles vous avez exprimé un intérêt sur notre site ou de réaliser des actions de marketing direct. Ces traitements sont mis en œuvre en prenant en compte vos intérêts et vos droits fondamentaux.
Le site web de ChapsVision contient des liens vers des réseaux sociaux (Facebook, Linkedin, Twitter). A ce titre, ChapsVision peut être susceptible de collecter et d’utiliser les données à caractère personnel des membres du réseau social concerné s’étant inscrits en tant que membre, amis, followers, afin de les contacter sur le réseau social utilisé et/ ou de leur transmettre des informations. Les membres du réseau social concerné peuvent s’opposer à tout moment à une telle utilisation en s’adressant au point de contact ci-après.

 ChapsVision vous informe que vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, de portabilité, d’effacement ou d’une limitation de traitement des informations personnelles qui vous concernent. Vous bénéficiez par ailleurs d’un droit d’opposition, pour des motifs légitimes, au traitement des données vous concernant. Vous disposez également du droit de définir des directives relatives au sort de vos Données Personnelles après votre mort (Loi pour une République numérique). Toute demande fera l’objet d’une analyse de la part de ChapsVision et devra être effectuée par écrit, être signée par le demandeur, comporter l’adresse à laquelle devra être adressée la réponse, et être accompagnée d’un justificatif de son identité. En cas de doute de sa part, ChapsVision pourra vous demander une copie de votre carte d’identité signée par vous.
Si, pour quelque raison que ce soit, vous estimez que la réponse de ChapsVision n’est pas satisfaisante, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.

Pour toute information ou exercice de vos droits Informatique et Libertés sur les traitements de données personnelles gérés par ChapsVision, vous pouvez contacter son délégué à la protection des données (DPO) : dpo@chapsvision.com, ou adresser un courrier à l’adresse suivante
ChapsVision
A l’attention du DPO
4 rue du port aux vins
92 150 Suresnes

ChapsVision vous informe par ailleurs que vous avez la possibilité de gérer vos préférences de communications e-mails via ce lien.
ChapsVision vous informe enfin que, dans le cadre du fonctionnement du site internet, ChapsVision utilise différents cookies pour améliorer l’interactivité du site et de ses services. Les conditions d’utilisation des cookies sont décrites sur le lien suivant : https://www.chapsvision.fr/politique-cookies/

Engagements de ChapsVision en sa qualité de sous-traitant

ChapsVision, en sa qualité d’éditeur de logiciels, offre à ses clients – responsables de traitement – plusieurs services en mode SAAS au travers desquels lesdits clients collectent, analysent, partagent ou traitent vos données à caractère personnel par le biais de nos solutions et services.

Dans le cadre de l’utilisation des solutions, ChapsVision agit sur instructions du client en qualité de sous-traitant, sur la base du contrat signé entre ChapsVision et son client, dans le cadre d’une relation commerciale B to B.

Dans le cadre de l’utilisation des solutions, le client de ChapsVision peut traiter ou nous demander de traiter vos données à caractère personnel pour poursuivre les finalités suivantes :

  • Coheris SFA (CRM Sales et CRM Nomad)
  • Gestion de la relation client
    • Dans un service consommateur, client
    • Dans un service de force de vente
    • Dans un service marketing
  • Pilotage et mise en œuvre de la stratégie commerciale par les forces de vente dédiées aux biens de consommation, de la pharmacie OTC et des réseaux spécialisés

 

  • Marketing Automation : unification des données client, l’optimisation de la connaissance client, le marketing automation et l’activation cross-canal

 

  • Commerce unifié: personnalisation du parcours d’achat réalisés par les consommateurs (proposer une expérience d’achat la plus personnalisée possible et définir des KPI business au produit) ; orchestration, mise à jour et stockage des commandes, clients dans le but d’effectuer le traitement de la commande de sa création à sa remise au client ; création et consultation des clients d’une enseigne depuis la tablette.

 

  • Market Intelligence : veille stratégique, technologique et réglementaire.

 

  • Speech to Text : transcription speech-to-text et commandes vocales.

 

  • Plateforme Data : collecter, enrichir et explorer un ensemble de données.

Pour poursuivre ces finalités, les données personnelles suivantes peuvent être collectées :

  • Coheris SFA (CRM Sales et/ou CRM Nomad) Nom, Prénom, Adresse postale, Adresse email, Téléphone fixe, Téléphone mobile, Date de naissance, Profession, Situation familiale, N° adhérent ou autre identifiant externe au CRM, Si couplage avec module Social, id Facebook et Id Twitter, N° de contrat

 

  • Commerce unifié: informations à propos de l’utilisateur (ID de session, login, password, nom, prénom, date de dernière visite, année de naissance, date de naissance, pays, état, département, ville, rue, code postale, panier, achat, produit, date ; adresse de facturation).
  • Marketing automation les types de Données à Caractère Personnel recueillies par l’Application elle-même ou par l’entremise de tiers sont les suivants : Cookies, Données d’Utilisation, adresse e-mail, prénom(s), nom de famille, numéro de téléphone et raison sociale.
  • Market Intelligence : nom, prénom, adresse emails, photographie

 

  • Speech to Text : nom, prénom, adresse emails, numéro de téléphone

 

  • Plateforme Data : toutes les données à caractère personnel dont les responsables de traitement disposeraient.

Les opérations de traitement confiées à ChapsVision par le responsable de traitement peuvent être les suivantes : collecte, hébergement, stockage, maintenance, support, enregistrement, accès, communication par transmission, effacement et destruction.

 

Les données collectées sont traitées dans l’Espace Economique européen, ou dans des pays présentant un niveau de protection adéquat, ou dans le cadre de la mise en place de garanties appropriées, et sont sécurisées.  

Si vous souhaitez des informations plus détaillées, veuillez contacter le responsable de traitement, client de ChapsVision. 

Comme nous ne pouvons accéder aux données d’un client que sur instructions de ce client, si vous souhaitez exercer les droits dont vous disposez en vertu des lois sur la protection des données applicables (accès, rectification, opposition, suppression et portabilité, veuillez-vous renseigner directement auprès du responsable de traitement, client de ChapsVision.